MyArkevia est un coffre-fort numérique légal qui vous permet de stocker et gérer vos documents RH et personnels en toute sécurité pendant jusqu’à 50 ans. Cette solution conforme au RGPD et à la norme NF Z42-013 révolutionne la gestion documentaire en entreprise et simplifie votre quotidien administratif.
Nous vous accompagnons pour découvrir cette plateforme incontournable qui offre :
- Une conservation légale de vos bulletins de paie et documents RH
- Un accès sécurisé 24h/24 depuis n’importe quel navigateur
- Une centralisation de tous vos employeurs sur un seul compte
- Des fonctionnalités de partage et d’exportation avancées
Plongeons ensemble dans les détails de cette solution qui transforme votre relation aux documents administratifs.
Qu’est-ce que MyArkevia et à quoi sert son coffre-fort numérique ?
MyArkevia représente la nouvelle génération des coffres-forts électroniques dédiés aux documents RH. Développé pour répondre aux besoins croissants de dématérialisation, ce service permet aux salariés de recevoir, consulter et conserver leurs bulletins de paie ainsi que tous leurs documents professionnels dans un environnement 100% sécurisé.
Le principe est simple : votre employeur dépose automatiquement vos bulletins dans votre espace personnel MyArkevia. Vous recevez une notification par email et pouvez consulter vos documents à tout moment. Cette approche élimine les risques de perte des bulletins papier tout en garantissant leur valeur légale.
La plateforme s’adresse aussi bien aux salariés qu’aux indépendants souhaitant archiver leurs factures, contrats ou autres documents importants. Nous recommandons particulièrement cette solution aux professionnels mobiles qui ont besoin d’accéder à leurs documents depuis différents lieux.
Les avantages d’un coffre-fort électronique pour vos documents RH et personnels
L’adoption d’un coffre-fort numérique comme MyArkevia transforme radicalement votre gestion documentaire. Premier avantage : la conservation légale garantie. Vos bulletins de paie sont conservés 45 ans minimum, dépassant largement les obligations légales de 5 ans pour les entreprises.
L’accessibilité constitue un autre atout majeur. Fini les fouilles dans les dossiers papier : un simple clic suffit pour retrouver n’importe quel document. Nous estimons qu’un salarié gagne environ 2 heures par an grâce à cette facilité de recherche.
La sécurité surpasse celle des supports physiques. Contrairement aux documents papier vulnérables aux incendies, inondations ou vols, vos fichiers numériques bénéficient d’un cryptage militaire et de sauvegardes multiples. Le risque de perte devient pratiquement nul.
L’économie de temps et d’espace se révèle substantielle. Plus besoin de classeurs qui encombrent vos espaces de rangement. Un bureau peut économiser jusqu’à 70% de son espace de stockage documentaire en passant au numérique.
Comment créer et activer votre compte MyArkevia
L’inscription sur MyArkevia nécessite une invitation de votre employeur. Celui-ci vous transmet votre matricule personnel et un code secret temporaire. Rendez-vous ensuite sur www.myarkevia.com pour débuter la procédure.
Première étape : saisissez votre matricule et votre code secret dans les champs dédiés. Le système vérifie automatiquement vos informations auprès de votre entreprise. Cette vérification prend généralement moins de 30 secondes.
Deuxième étape : définissez votre mot de passe personnel. Nous recommandons un mot de passe d’au moins 12 caractères mélangeant majuscules, minuscules, chiffres et symboles. Évitez les informations personnelles facilement devinables comme votre date de naissance.
Troisième étape : acceptez les conditions générales d’utilisation après les avoir lues attentivement. Ces conditions détaillent vos droits et obligations, notamment concernant la conservation de vos données.
Une fois ces étapes validées, vous recevez un email de confirmation. Cliquez sur le lien fourni pour activer définitivement votre compte. Vous pouvez désormais vous connecter avec votre adresse email et votre mot de passe.
Fonctionnalités clés de MyArkevia
Le tableau de bord MyArkevia centralise toutes vos fonctionnalités essentielles. L’interface intuitive présente vos derniers documents reçus, vos statistiques de stockage et vos raccourcis vers les actions fréquentes.
| Fonctionnalité | Description | Avantage |
| Réception automatique | Documents envoyés directement par l’employeur | Aucune action manuelle requise |
| Classement intelligent | Organisation par répertoires personnalisables | Retrouvez vos documents en quelques clics |
| Recherche avancée | Filtres par date, type, employeur | Localisation instantanée des fichiers |
| Partage sécurisé | Envoi temporaire à des tiers autorisés | Idéal pour les démarches administratives |
| Exportation groupée | Téléchargement multiple de documents | Sauvegarde externe facilitée |
La fonction glisser-déposer simplifie l’ajout de documents personnels. Vous pouvez importer vos contrats, attestations ou tout autre fichier important en quelques secondes. Le système accepte la plupart des formats : PDF, Word, Excel, images JPEG/PNG.
Les notifications personnalisables vous alertent lors de chaque nouveau dépôt. Configurez vos préférences pour recevoir les alertes par email ou SMS selon vos besoins. Cette fonctionnalité garantit que vous ne manquez jamais un document important.
Sécurité, cryptage et conformité légale (RGPD, norme NF Z42-013)
La sécurité de MyArkevia repose sur des standards bancaires. Chaque document subit un cryptage AES-256 avant stockage, rendant impossible toute lecture non autorisée même en cas de piratage des serveurs. Cette technologie est celle utilisée par les institutions financières les plus exigeantes.
L’authentification multi-facteurs renforce la protection de votre compte. Après trois tentatives de connexion échouées, le système bloque temporairement l’accès et vous alerte par email. Cette mesure préventive décourage les tentatives d’intrusion malveillantes.
La conformité RGPD garantit le respect de vos droits sur vos données personnelles. Vous pouvez à tout moment demander l’exportation, la modification ou la suppression de vos informations. MyArkevia applique strictement le principe de minimisation des données : seules les informations nécessaires sont collectées.
La norme NF Z42-013 assure la valeur probante de vos documents numériques. Cette certification française reconnaît la validité légale de vos bulletins électroniques au même titre que leurs équivalents papier. En cas de litige, vos documents MyArkevia ont la même force juridique.
Les serveurs sont hébergés en France dans des centres de données certifiés ISO 27001. Cette localisation garantit l’application du droit français et évite les risques liés aux législations étrangères. Les sauvegardes quotidiennes multiples protègent contre toute perte de données.
Organisation et gestion de vos documents dans MyArkevia
L’organisation efficace de vos documents dans MyArkevia commence par la création de répertoires logiques. Nous suggérons une structure par type : “Bulletins de paie”, “Contrats”, “Attestations”, “Formations”. Cette approche facilite la navigation et la recherche.
La fonction de renommage vous permet de personnaliser les intitulés de vos fichiers. Adoptez une nomenclature cohérente : “2024-01_Bulletin_Entreprise-X” pour vos bulletins ou “2024_Contrat-CDI_Entreprise-Y” pour vos contrats. Cette méthode améliore drastiquement l’efficacité de vos recherches.
Les métadonnées enrichissent automatiquement vos documents. MyArkevia extrait les informations clés : date de création, employeur, période concernée, montant pour les bulletins. Ces données alimentent les filtres de recherche et permettent des tris sophistiqués.
La corbeille intégrée protège contre les suppressions accidentelles. Les documents supprimés restent récupérables pendant 30 jours avant destruction définitive. Cette période de grâce évite les mauvaises surprises lors des grands nettoyages de printemps.
Les favoris marquent vos documents les plus consultés. Ajoutez vos derniers bulletins, votre contrat de travail actuel ou vos attestations récentes à cette liste restreinte. L’accès devient instantané depuis la page d’accueil.
Réception automatique des bulletins de paie et autres documents RH
La réception automatique constitue le cœur de l’expérience MyArkevia. Dès que votre service paie valide les bulletins du mois, ceux-ci apparaissent dans votre “Boîte de réception” sans aucune intervention de votre part. Cette automatisation élimine les oublis et retards de distribution.
Le processus suit un calendrier précis : la plupart des entreprises déposent les bulletins entre le 25 et le 30 de chaque mois. Vous recevez une notification email dans les minutes suivant le dépôt. Cette rapidité permet de détecter immédiatement les erreurs éventuelles sur vos bulletins.
Les documents complémentaires accompagnent souvent vos bulletins : attestations de salaire, certificats de travail, avenants contractuels. MyArkevia regroupe intelligemment ces pièces par période ou par type. Vous disposez ainsi d’une vision complète de votre dossier RH.
La traçabilité garantit l’intégrité du processus. Chaque document porte un horodatage certifié et une signature électronique. Ces éléments prouvent la date et l’heure exactes de réception, informations précieuses pour vos démarches administratives.
Les rappels automatiques vous alertent en cas de retard inhabituel. Si votre bulletin tarde à arriver par rapport aux mois précédents, MyArkevia vous propose de contacter votre service RH. Cette proactivité évite les situations problématiques.
Ajouter plusieurs employeurs et centraliser tous vos bulletins
La multi-employabilité caractérise de plus en plus de parcours professionnels. MyArkevia s’adapte à cette réalité en permettant l’ajout de plusieurs employeurs sur un même compte. Cette centralisation simplifie considérablement le suivi de vos revenus multiples.
La procédure d’ajout reste simple : demandez à votre nouvel employeur s’il utilise MyArkevia. Si c’est le cas, il vous fournit un nouveau matricule et code d’activation. Connectez-vous à votre compte existant et utilisez la fonction “Ajouter un employeur” dans les paramètres.
Chaque employeur dispose de son répertoire dédié, évitant toute confusion entre vos différentes sources de revenus. Vous visualisez instantanément la provenance de chaque bulletin grâce au code couleur et aux libellés personnalisés que vous pouvez définir.
La consolidation automatique calcule vos revenus globaux par période. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour vos déclarations fiscales ou vos demandes de prêt bancaire. Plus besoin de compiler manuellement vos différents bulletins.
L’historique unifié présente chronologiquement tous vos documents, quelle que soit leur origine. Cette vision temporelle aide à reconstituer précisément votre parcours professionnel et facilite les démarches administratives complexes.
Partager vos documents en toute sécurité avec MyArkevia
Le partage sécurisé de MyArkevia révolutionne vos échanges de documents administratifs. Fini l’envoi d’emails non sécurisés contenant vos bulletins de paie : la fonction de partage temporaire génère des liens chiffrés à durée limitée.
Le processus de partage offre plusieurs options de sécurisation. Définissez une date d’expiration du lien, limitez le nombre de téléchargements autorisés, ou protégez l’accès par un code PIN. Ces paramètres s’adaptent au niveau de confidentialité souhaité selon votre interlocuteur.
Les destinataires reçoivent un email contenant le lien sécurisé et les instructions d’accès. Ils consultent vos documents directement dans leur navigateur sans possibilité de copie ou d’impression, sauf si vous l’autorisez explicitement. Cette protection préserve la confidentialité de vos informations sensibles.
La traçabilité du partage enregistre tous les accès : qui, quand, depuis quelle adresse IP. Ces logs détaillés vous permettent de vérifier que vos documents n’ont été consultés que par les personnes autorisées. En cas de problème, vous disposez d’un historique complet.
Les notifications vous alertent lors de chaque consultation de vos documents partagés. Cette transparence totale vous maintient informé de l’utilisation de vos fichiers et détecte d’éventuels accès non autorisés.
Exportation et sauvegarde externe de vos fichiers
L’exportation régulière de vos documents MyArkevia constitue une excellente pratique de sauvegarde. Malgré la fiabilité de la plateforme, disposer d’une copie personnelle de vos fichiers importants apporte une sérénité supplémentaire.
La fonction d’exportation groupée facilite cette démarche. Sélectionnez les documents ou répertoires complets que vous souhaitez télécharger. MyArkevia génère une archive ZIP contenant tous vos fichiers organisés selon l’arborescence de votre compte.
Nous recommandons une fréquence d’exportation trimestrielle pour vos bulletins de paie et annuelle pour vos autres documents. Cette périodicité équilibre sécurité et praticité sans surcharger vos espaces de stockage personnels.
Le stockage de vos sauvegardes doit suivre les bonnes pratiques de sécurité informatique. Utilisez un support externe déconnecté (disque dur USB, clé USB) rangé en lieu sûr, ou un service de cloud personnel avec chiffrement. Évitez de laisser ces copies sur votre ordinateur principal.
Le format PDF préserve la présentation originale de vos documents et garantit leur lisibilité à long terme. Ce standard universel reste compatible avec tous les systèmes d’exploitation et logiciels, assurant l’accessibilité future de vos archives personnelles.
Bonnes pratiques pour protéger vos données sur MyArkevia
La protection de votre compte MyArkevia commence par la création d’un mot de passe robuste. Utilisez au minimum 12 caractères combinant lettres majuscules et minuscules, chiffres et symboles spéciaux. Évitez les mots du dictionnaire et les informations personnelles facilement devinables.
Le renouvellement périodique de votre mot de passe renforce la sécurité de votre compte. Nous préconisons un changement tous les 6 mois, ou immédiatement si vous soupçonnez une compromission. MyArkevia propose un générateur de mots de passe sécurisés pour vous assister dans cette tâche.
La connexion depuis des réseaux publics non sécurisés présente des risques. Évitez de consulter votre compte MyArkevia depuis les WiFi d’aéroports, hôtels ou cafés. Si vous devez absolument accéder à vos documents en déplacement, utilisez la connexion 4G de votre smartphone ou un VPN professionnel.
La mise à jour régulière de vos informations personnelles maintient la cohérence de votre profil. Signalez rapidement les changements d’adresse email, de numéro de téléphone ou de situation professionnelle. Ces données servent notamment pour la récupération de compte en cas de problème.
L’activation des notifications vous tient informé de toute activité suspecte sur votre compte. Configurez les alertes pour les connexions, les partages de documents et les modifications de paramètres. Cette vigilance permet de détecter rapidement les intrusions potentielles.
Comparatif MyArkevia vs autres coffres-forts numériques (Mypeopledoc, Payfit…)
Le marché des coffres-forts numériques RH propose plusieurs solutions concurrentes à MyArkevia. MyPeopleDoc, racheté par ADP, équipe de nombreuses grandes entreprises françaises. Payfit cible plutôt les PME avec une approche tout-en-un incluant la paie.
MyArkevia se distingue par sa spécialisation pure coffre-fort et sa conformité stricte aux normes françaises. Contrairement à Payfit qui privilégie la simplicité, MyArkevia offre des fonctionnalités avancées de classement et d’archivage pensées pour la conservation très long terme.
La durée de conservation constitue un avantage décisif de MyArkevia : 50 ans contre 5 à 10 ans chez la plupart des concurrents. Cette différence s’avère capitale pour reconstituer un parcours professionnel complet ou gérer une succession.
L’interface utilisateur de MyArkevia privilégie la fonctionnalité sur l’esthétique. Moins moderne visuellement que Payfit ou Silae, elle compense par sa richesse fonctionnelle et sa stabilité. Les utilisateurs expérimentés apprécient cette approche orientée efficacité.
Les tarifs varient significativement selon les solutions. MyArkevia facture généralement l’employeur entre 2 et 5 euros par salarié et par mois. Payfit propose un forfait global incluant la paie, plus économique pour les petites structures mais plus cher pour les grandes entreprises ne nécessitant que l’archivage.
Problèmes courants et solutions (mot de passe oublié, accès perdu, changement d’employeur)
L’oubli du mot de passe représente le problème le plus fréquent rencontré par les utilisateurs MyArkevia. La procédure de récupération s’effectue depuis la page de connexion via le lien “Mot de passe oublié”. Saisissez votre adresse email pour recevoir les instructions de réinitialisation.
Si vous ne recevez pas l’email de récupération, vérifiez vos spams et dossiers indésirables. Certains filtres email bloquent automatiquement les messages de récupération de compte. Contactez votre service informatique si le problème persiste dans un environnement professionnel.
Le changement d’employeur soulève souvent des interrogations sur la continuité d’accès à MyArkevia. Votre compte reste actif même après votre départ de l’entreprise. Seuls les nouveaux documents cessent d’être déposés automatiquement. Vos archives restent consultables selon les conditions initiales de conservation.
L’accès perdu suite à un changement d’adresse email nécessite une intervention du support MyArkevia. Contactez contact@arkevia.com en précisant votre ancien email, vos informations personnelles et votre situation. Le service client vérifie votre identité avant de procéder au transfert.
Les problèmes de synchronisation avec votre nouvel employeur se règlent généralement par la communication de votre compte existant au service RH. Fournissez votre adresse email MyArkevia lors de votre intégration pour éviter la création d’un compte en doublon.
MyArkevia s’impose comme la solution de référence pour l’archivage sécurisé de vos documents RH et personnels. Sa conformité légale, ses fonctionnalités avancées et sa sécurité bancaire en font un choix judicieux pour tous les professionnels soucieux de protéger leurs données importantes. L’investissement en temps pour maîtriser cette plateforme vous fera gagner des heures précieuses dans vos démarches administratives futures.